Was ist mAItflow? Funktionen, KI-Agenten und Einsatzmöglichkeiten

mAItflow auf einen Blick

Wie funktioniert mAItflow?

mAItflow ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich einer Organisation: Wissen, KI-Agenten und Ergebnisse liegen an einem Ort. Ein typischer Ablauf umfasst acht Schritte.

1. Zugang zum Workspace: Ein Team registriert sich auf maitflow.com und arbeitet im Browser. Nutzer gehören zu einer Organisation mit eigenen Rollen und Rechten.
2. Unternehmenswissen verbinden: Dokumente werden hochgeladen, Meetings aufgezeichnet oder transkribiert und – je nach Tarif – Integrationen wie Confluence, Notion oder HubSpot aktiviert.
3. Agent oder Werkzeug wählen: Eine Anfrage geht an AI Chat mit dem koordinierenden Agenten Sage oder direkt an ein Werkzeug wie AI Docs, AI Slides, AI Sheets oder AI Projekte.
4. Anfrage verarbeiten: Sage plant die Aufgabe und gibt Teilaufgaben an spezialisierte Agenten weiter, etwa eine Recherche an Sven oder eine Datenanalyse an Silas.
5. Internes Wissen nutzen: Die Agenten ziehen passende Stellen aus der Wissensdatenbank heran; Antworten nennen die Quelle.
6. Ergebnis erzeugen: Es entstehen Antworten, DOCX-Dokumente, PPTX-Präsentationen, Tabellen, Projekte oder Entwürfe für Marketing-Inhalte.
7. Prüfen und bearbeiten: Ergebnisse lassen sich vor Versand oder Veröffentlichung prüfen und bearbeiten. Aktionen in externen Systemen, etwa das Senden einer E-Mail, erfordern eine ausdrückliche Bestätigung.
8. Nutzen auswerten: Erledigte Aufgaben werden mit einer geschätzten Zeitersparnis erfasst und in einer ROI-Auswertung zusammengefasst.

Architektur im Überblick

mAItflow ist eine mandantenfähige Cloud-Anwendung: Jede Organisation hat einen eigenen, von anderen Organisationen getrennten Datenbereich. Die Plattform trainiert nach eigener Angabe keine Basismodelle, sondern nutzt Sprachmodelle externer Anbieter, um die einzelne Anfrage zu verarbeiten. Welche Anbieter das sind, steht im Abschnitt Datenschutz und Sicherheit.

Menschliche Kontrolle

Laut KI-Transparenzerklärung sind KI-Antworten im Chat mit einem Modell-Hinweis gekennzeichnet und erzeugte Dokumente mit dem Vermerk „AI generated“. Ob ein Ergebnis verwendet, versendet oder veröffentlicht wird, entscheidet der Mensch, der es prüft.

Welche Funktionen bietet mAItflow?

Die folgenden Funktionen sind auf den offiziellen mAItflow-Seiten beschrieben. Welche davon in einer Organisation verfügbar sind, hängt vom Tarif und von der Konfiguration ab.

KI-Agenten

KI-Agenten sind in mAItflow spezialisierte Rollen mit einem festen Aufgabenbereich. Sie arbeiten im Auftrag eines Nutzers und geben einander Teilaufgaben weiter; eine Freigabe durch den Menschen ersetzen sie nicht.

Ausführliche Profile: mAItflow KI-Agenten im Detail und das KI-Team im Überblick.

Unternehmenswissen

Was es leistet: mAItflow kann auf Unternehmenswissen zugreifen. Dazu hat jede Organisation eine eigene Wissensdatenbank aus hochgeladenen Dokumenten, Meeting-Transkripten und Daten, die aktivierte Integrationen aus Drittsystemen abrufen. AI Chat beantwortet Fragen über diese Quellen hinweg und nennt die Stelle, aus der eine Information stammt.

Wer profitiert: alle Mitarbeitenden, die Informationen in Dokumenten, Projekten und Meetings suchen.

Beispiel: „Was haben wir dem Kunden im letzten Projektmeeting zugesagt?“ – Sage durchsucht Meeting-Protokolle und Projekte und antwortet mit Verweis auf die Quelle.

Voraussetzungen und Grenzen: Antworten sind nur so vollständig und aktuell wie die verbundenen Inhalte. Zugriffe folgen den rollenbasierten Rechten der Organisation; aus Drittsystemen synchronisierte Inhalte werden nicht breiter sichtbar als in ihrer Quelle.

Dokumentenerstellung

Was es leistet: Der Agent Lexi und das Werkzeug AI Docs erstellen Berichte, Konzepte, Angebote, Memos, Protokolle und One-Pager auf Basis der Wissensdatenbank, von Meetings und verbundenen Daten – als editierbare DOCX-Datei mit Quellenangaben. Anfragen können auch per E-Mail an Sage gehen; die Datei kommt als Anhang zurück.

Wer profitiert: Fachabteilungen, Vertrieb und Management, die regelmäßig ähnliche Dokumente schreiben.

Beispiel: Ein Angebotsentwurf auf Grundlage früherer Angebote und der Projektunterlagen.

Voraussetzungen und Grenzen: Entwürfe müssen fachlich geprüft werden. E-Mail-Anfragen werden nur von Absendern angenommen, die einem registrierten Nutzerkonto zugeordnet sind.

Präsentationen und Datenanalyse

Was es leistet: AI Slides erstellt Präsentationen, die sich bearbeiten und als PPTX-Datei exportieren lassen. Silas analysiert Daten, Artemis gestaltet die Folien – zum Beispiel eine Management-Präsentation mit Charts, Kernaussagen und Executive Summary. In AI Sheets erstellt Silas Tabellen mit Formeln, Charts und Berichten und verarbeitet CSV- und Excel-Daten.

Wer profitiert: Management, Controlling und alle, die Ergebnisse regelmäßig präsentieren.

Beispiel: Aus einer Umsatztabelle entsteht eine bearbeitbare Management-Präsentation.

Voraussetzungen und Grenzen: Zahlen, Diagramme und Aussagen sollten vor der Verwendung geprüft werden. Mehr zu Silas: der Datenanalyse-Agent.

Meetings und Aufgaben

Was es leistet: Der Meeting-Bot Nico nimmt an Zoom-, Microsoft-Teams- und Google-Meet-Terminen teil, zeichnet auf, transkribiert und liefert Zusammenfassungen, Aufgaben und Entscheidungen in die Wissensdatenbank. Meetings lassen sich auch im Browser aufnehmen oder als Datei hochladen. Aus einem Meeting können Protokoll, Aufgabenliste, ein Projekt mit Aufgaben (Atlas), eine Präsentation und eine Zusammenfassung entstehen.

Wer profitiert: Projekt- und Teamleitungen sowie Teams mit vielen Abstimmungsterminen.

Beispiel: Nach einem Kick-off-Termin liegen Protokoll, Aufgabenliste und ein angelegtes Projekt vor.

Voraussetzungen und Grenzen: Für Aufzeichnungen ist die Einwilligung der Teilnehmenden einzuholen. Transkripte und Zusammenfassungen sollten auf Richtigkeit geprüft werden. Der Meeting-Bot ist abhängig vom Tarif verfügbar.

Recherche und Marketing

Was es leistet: Sven recherchiert im Web mit Brave Search und liefert Ergebnisse mit Quellen. Mara plant Marketing-Kampagnen, schreibt Social-Media-Beiträge, erzeugt Bilder, beobachtet Trends und Wettbewerber und erstellt Newsletter für CRM-Empfängerlisten.

Wer profitiert: Vertrieb, Marketing und Geschäftsentwicklung.

Voraussetzungen und Grenzen: Recherche-Ergebnisse hängen von den gefundenen Quellen ab und sind zu prüfen. Inhalte für Social Media oder Newsletter sind vor der Veröffentlichung prüf- und bearbeitbar. Mehr: Sven und Mara.

Workflow-Automatisierung

Was sich automatisieren lässt: mehrstufige Arbeit, die über Agenten verteilt wird – etwa Meeting, Protokoll, Aufgaben, Projekt und Präsentation – sowie wiederkehrende Abläufe über das Werkzeug für Automatisierungs-Workflows, das die Preisübersicht je nach Tarif aufführt. Auch Anfragen per E-Mail an Sage gehören dazu.

Was nicht vollautomatisch läuft: Aktionen in externen Systemen, etwa das Senden einer E-Mail oder das Ändern eines Kalendereintrags, erfordern eine ausdrückliche Bestätigung. Mehr zum Prinzip: Human-in-the-Loop bei Agentic AI.

Produktivitäts- und ROI-Messung

Was es leistet: Jede Aufgabe, die ein Agent erledigt, wird mit einer geschätzten Zeitersparnis erfasst. Die Auswertung zeigt eingesparte Stunden, eingesparte Kosten, die Nutzung pro Team, die meistgenutzten Agenten und die Entwicklung über die Zeit.

Wie gerechnet wird: Geschätzter Nutzen = geschätzter Aufwand in Minuten ÷ 60 × Stundensatz, abzüglich der KI-Kosten der Aufgabe. Der Aufwand stammt aus konservativen Referenzzeiten, skaliert mit der Größe der Aufgabe, zum Beispiel pro Folie. Das Rechenbeispiel der Website: 12 Folien, 168 Minuten und 75 € pro Stunde ergeben 210,00 € Arbeitswert, abzüglich 0,24 € KI-Kosten. Der Stundensatz ist eine Einstellung der Organisation.

Grenzen: Die Werte sind Schätzungen auf Basis von Referenzzeiten, keine gemessene Arbeitszeit und kein unabhängig belegter Produktivitätsgewinn. Sie hängen vom angesetzten Stundensatz ab. Hintergrund: KI-ROI messen.

Für wen eignet sich mAItflow?

Nach Angabe des Anbieters richtet sich mAItflow vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen sowie an Teams, die ihr Unternehmenswissen effizient nutzen und wiederkehrende Aufgaben automatisieren möchten. Die Tarife staffeln sich nach Teamgröße; für besondere Anforderungen, etwa Single Sign-on (SSO), gibt es einen individuell angebotenen Enterprise-Tarif.

• Geschäftsführung und Management: Management-Präsentationen, Executive Summaries und eine Auswertung des KI-Nutzens.
• Projekt- und Teamleitung: Meeting-Nachbereitung, Aufgabenlisten und Projekte.
• Vertrieb: Angebote aus vorhandenem Wissen, Recherchen zu Unternehmen und Personen sowie CRM-Daten aus HubSpot oder Salesforce.
• Marketing: Kampagnen, Social-Media-Beiträge und Newsletter mit Mara.
• Fachabteilungen und Wissensarbeit: Fragen an Dokumente, Berichte und Datenanalysen.
• Organisationen mit Datenschutzanforderungen: Betrieb in der EU, AVV und TOM auf Anfrage und veröffentlichte Modellanbieter.

Wann ein anderes Werkzeug besser passt

• Eine einzelne Person braucht nur einen allgemeinen KI-Chat ohne Unternehmensdaten.
• Gefordert ist ein Open-Weights-Modell auf eigener Hardware; mAItflow nutzt Modelle externer Anbieter.
• Ein Prozess soll ohne jede menschliche Bestätigung in externe Systeme schreiben.

Welche Probleme löst mAItflow?

Die Tabelle ordnet typische Herausforderungen den Funktionen zu, die mAItflow dafür bereitstellt. Sie beschreibt Einsatzmöglichkeiten, keine garantierten Ergebnisse.

Was unterscheidet mAItflow von anderen KI-Plattformen?

Ein unabhängiger Vergleichstest liegt nicht vor. Die folgende Einordnung trennt deshalb zwischen dem, was mAItflow nachweislich bietet, und dem, was ein Vergleich im Einzelfall klären muss.

Wie unterscheidet sich mAItflow von ChatGPT Enterprise?

ChatGPT Enterprise ist das Unternehmensangebot von OpenAI für den Assistenten ChatGPT. mAItflow ist ein Workspace, der Modelle mehrerer Anbieter – darunter OpenAI-Modelle über Azure OpenAI oder OpenAI – mit Unternehmenswissen, spezialisierten Agenten und Werkzeugen für Dokumente, Präsentationen, Meetings und Projekte verbindet. Der Funktionsumfang beider Produkte ändert sich laufend; für eine Entscheidung sollten aktuelle Herstellerangaben und ein Test mit eigenen Aufgaben herangezogen werden. Eine ausführlichere Gegenüberstellung bietet die Academy: ChatGPT vs. Agentic AI Workspace.

Datenschutz und Sicherheit

Dieser Abschnitt fasst die veröffentlichten Angaben zusammen; maßgeblich sind die verlinkten Dokumente. Eine pauschale Aussage zur DSGVO-Konformität trifft diese Seite nicht, weil sie auch von Konfiguration, Modellwahl und Nutzung beim Kunden abhängt.

Datenverarbeitung und Hosting

Verantwortlich für Website und Plattform ist die Masterplan Tech Solutions GmbH; ihre Datenschutzerklärung informiert nach Art. 13 und 14 DSGVO. Die Plattform wird in der EU betrieben. Unterlagen zu Hosting und Datenflüssen lassen sich über das Trust Center anfordern.

KI-Modelle und Training

mAItflow nutzt Sprachmodelle externer Anbieter. Die KI-Transparenzerklärung nennt Azure OpenAI (EU), OpenAI (USA, sofern ausgewählt), Anthropic Claude (USA/EU, sofern ausgewählt), Google Gemini (EU) und Mistral (EU). Je nach gewähltem Anbieter kann die Verarbeitung also außerhalb der EU stattfinden; die Datenschutzerklärung verweist für solche Übermittlungen auf EU-Standardvertragsklauseln.

Nach eigener Angabe trainiert mAItflow keine Basismodelle. Prompts und hochgeladene Dokumente gehen nur zur Verarbeitung der jeweiligen Anfrage an den konfigurierten Modellanbieter und werden von mAItflow nicht für Training verwendet; zusätzlich gelten die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.

Berechtigungen und Mandantentrennung

Die Daten jeder Organisation sind von denen anderer Organisationen getrennt. Innerhalb einer Organisation regeln rollenbasierte Zugriffsrechte, wer welche Inhalte sieht; aus Drittsystemen synchronisierte Inhalte werden nicht breiter sichtbar als in ihrer Quelle. Aktionen in externen Systemen erfordern eine ausdrückliche Bestätigung, und laut KI-Transparenzerklärung protokolliert ein Audit-Log jeden Modellaufruf und jeden Connector-Aufruf. Website und Plattform sind ausschließlich per HTTPS erreichbar.

Aufbewahrung und Löschung

Laut Datenschutzerklärung (Stand Februar 2025) werden Kontodaten innerhalb von 30 Tagen nach Löschung des Kontos entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Inhalte der Wissensdatenbank bleiben gespeichert, bis die Nutzer sie löschen; Server-Logdateien werden nach 14 Tagen gelöscht. Integrationen lassen sich jederzeit deaktivieren, die synchronisierten Daten werden auf Wunsch gelöscht.

Verträge und Nachweise

Über das Trust Center können Unternehmen ohne Konto einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, eine Sicherheitsübersicht und Informationen zum Hosting anfordern. Die KI-Transparenzerklärung bezieht sich auf Art. 50 der EU-KI-Verordnung (AI Act). Zertifizierungen wie ISO 27001 sind öffentlich nicht angegeben.

Integrationen

mAItflow verbindet sich mit Werkzeugen, die Teams bereits nutzen. Die Tabelle nennt die Integrationen, die auf den offiziellen Seiten aufgeführt sind; die Liste ist nicht abschließend.

Aktivierte Integrationen rufen Daten aus dem jeweiligen Dienst ab und speichern sie in der Wissensdatenbank der Organisation. Schreibende Aktionen in externen Systemen erfordern eine ausdrückliche Bestätigung. Integrationen lassen sich jederzeit deaktivieren; ob eine Integration in einem Tarif enthalten ist, zeigt die Preisseite.

Grenzen und Voraussetzungen

• Prüfung bleibt nötig: KI-Ergebnisse können falsch oder unvollständig sein. mAItflow kennzeichnet KI-Ausgaben, ersetzt aber keine fachliche Prüfung.
• Tarif und Konfiguration: Welche Werkzeuge, Agenten und Integrationen verfügbar sind, hängt vom Tarif und von der Einrichtung der Organisation ab; maßgeblich ist die Preisseite.
• Integrationen brauchen Rechte: Eine Integration muss von der Organisation aktiviert werden und setzt Zugriffsrechte im jeweiligen Drittsystem voraus.
• Datenqualität: Qualität und Aktualität der Antworten hängen von den verbundenen Daten ab. Inhalte, die weder hochgeladen noch synchronisiert sind, kennt mAItflow nicht.
• Bewusst keine Vollautomatik nach außen: Aktionen in externen Systemen erfordern eine Bestätigung. Das schützt vor Fehlern, begrenzt aber die Automatisierung.
• Modellwahl und Region: Je nach Modellanbieter kann eine Verarbeitung außerhalb der EU stattfinden; Organisationen sollten die Modellwahl auf ihre Anforderungen abstimmen.
• Schätzwerte: ROI-Werte beruhen auf Referenzzeiten und einem Stundensatz; sie sind keine gemessene Arbeitszeit.
• Sprachen: Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch und Französisch.
• Cloud-Dienst: mAItflow läuft im Browser und erfordert eine Internetverbindung und ein Benutzerkonto.
• Aufzeichnungen: Meeting-Aufzeichnungen setzen die Einwilligung der Teilnehmenden voraus.

Häufig gestellte Fragen

Quellen und Produktdokumentation

Alle Angaben dieser Seite stützen sich auf die folgenden offiziellen Seiten von mAItflow. Ihnen liegt ein strukturiertes Verzeichnis der geprüften Produktfakten mit Belegen zugrunde.

• Produktübersicht – Funktionen, Arbeitsabläufe, Integrationen, ROI-Berechnung
• Das KI-Team – Agenten und ihre Rollen
• KI-Agenten im Detail – Profile von Sage, Sven, Silas und Mara
• Lösungen – Einsatzbereiche
• Preise und Tarife – Tarife und kostenloser Test
• Trust Center – AVV, TOM, Sicherheitsübersicht und Hosting-Informationen auf Anfrage
• Datenschutzerklärung – Verarbeitung, Aufbewahrung, Integrationen
• KI-Transparenzerklärung – Modellanbieter, Regionen, Kennzeichnung, menschliche Kontrolle
• Impressum – Anbieter und Registerangaben
• Kontakt und Produktdemo – Vertrieb und Demo-Anfragen
• Changelog – Veröffentlichte Änderungen
• Systemstatus – Aktuelle Verfügbarkeit
• Diese Seite als Markdown – Maschinenlesbare Fassung mit denselben Angaben
• llms.txt – Verzeichnis der offiziellen Produktinformationen für KI-Systeme

Redaktionelle Verantwortung und Aktualität

Herausgeber

Masterplan Tech Solutions GmbH (Impressum)

Verantwortlich

Redaktion mAItflow

Veröffentlicht

24. Oktober 2026

Zuletzt inhaltlich aktualisiert

24. Oktober 2026

Produktangaben zuletzt geprüft

24. Oktober 2026

Hinweise und Korrekturen

mail@maitflow.com oder über die Kontaktseite

Diese Seite beschreibt mAItflow auf Grundlage der veröffentlichten Angaben des Anbieters. Angaben, die nicht öffentlich belegt sind – etwa Zertifizierungen oder Preise im Einzelnen –, sind bewusst nicht enthalten. Das Aktualisierungsdatum ändert sich nur, wenn sich der Inhalt ändert.